איך עוזרת אישית יכולה לייעל את העבודה של העסק?

בעלי עסקים קטנים החלו בשנים האחרונות לשכור שירותי עוזרת אישית כדי לשפר את הפעילות העסקית שלהם ולייעל את התפוקה שלהם בעבודה. היתרונות של עוזרת אישית לבעל עסק קטן הם גדולים מאוד וכדאי להכיר את האפשרות הזאת טוב יותר, אם גם אתם עצמאיים או בעלי עסקים קטנים שרוצים לצמוח מהר וטוב יותר.

הטרנד החם של בעלי עסקים קטנים ועצמאיים הוא לא פרסום באינטרנט או עבודה בחללי עבוד המשותפים. כל אלו יפים וטובים אבל מה שהיום מתגלה כפתרון מושלם לעצמאיים מסוג זה הוא שכירת שירותי משרד לעסקים באמצעות עוזרת אישית במיקור חוץ.

עוזרת אישית היא לא פקידה או עובדת בעסק עצמו וגם לא מזכירת מנכ"ל, אלא מי שמספקת שירות במיקור חוץ של מגוון שירותי משרד לעסקים. השירותים הללו נועדו לעזור לבעל העסק להתמקד במה שהוא הכי טוב, במקצוע שלו, כאשר היא משחרר אותו מהשקעת זמן, אנרגיה ומשאבים רבים מדי במה שהוא פחות מבין או טוב בו.

איך מייעלים את העסק באמצעות עוזרת אישית?

עוזרת אישית יכולה להיות כזאת המתמחה בסוג מסוים של עסקים או לספק שירותי מיקור חוץ של שירותים ספציפיים ויכולה להיות גם אחת כזאת אשר מעניקה קשת של שירותי משרד שונים לעסקים מכל הסוגים.

שירותי משרד לעסקים במיקור חוץ כוללים בדרך כלל אחד או יותר מהשירותים הללו:

• אדמיניסטרציה במיקור חוץ – העוזרת תבצע ניהול שוטף של עבודות משרדיות כגון הדפסת מסמכים, תיוק ותיעוד של ניירת עסקית, השכרה של חדרי פגישות, טיפול בקבלת דואר וחבילות וכן הלאה.
• ניהול לקוחות במיקור חוץ – הלקוחות של המשרד לא יפלו בין הכיסאות ויזכו ליחס אישי ומהיר בכל צורך שלהם. העוזרת האישית תדאג לשלוח להם ברכה ליום ההולדת, לקבוע פגישות איתם ולספק להם תשובות לצרכים עסקיים שונים במקום בעל העסק.
• ניהול ספקים במיקור חוץ – אחד הדברים החשובים ביותר לכל עסק הוא התנהלות נכונה מול ספקים שמתאימים עבורו ולכן העוזרת האישית תמצא ספקים מתאימים, תנהל תקשורת ועבודה שוטפת מול הקיימים וגם תוודא שהם אכן מספקים את השירות שלהם כפי שסוכם ובזמן.
• ניהול כספים במיקור חוץ – לא כל עסק קטן מחזיק שירותי רואה חשבון ולכן יש מזכירות אישיות שמספקות שירות הנהלת חשבונות לבעלי עסקים כאלו. כמו כן הן מנהלות מעקב אחר הוצאות, הכנסות ותזרים מזומנים של העסק ותשלומים שונים לספקים או נותני שירות אחרים.
• ניהול עובדים במיקור חוץ – אחד הנושאים שהם הכי מורכבים בעסקים קטנים הוא זה של גיוס עובדים מתאימים, שחרור מי שאינם כאלו ושימור של העובדים שתורמים להצלחת העסק. עוזרת אישית מקצועית תדע לערוך ראיונות עבודה, לגייס עובדים מתאימים ולנהל את כל התקשורת מול העובדים הקיימים במקום בעל העסק.

לסיכום, עוזרת אישית שיודעת לתת מענה מקיף שכזה לכל בעל עסק היא נכס של ממש ויכולה לאפשר לו לשפר את הפעילות העסקית שלו ללא היכר.

המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.